Pour mieux comprendre une entité XML, il faut la comparer à une macrofonction de remplacement dans laquelle le remplacement peut soit être analysé (le texte est intégré au document XML) soit non analysé. S'il est non analysé, la déclaration de l'entité pointe vers des données binaires externes ne pouvant être analysées. En outre, le texte de remplacement des entités analysées peut provenir d'une chaîne ou des contenus d'un fichier externe. Lors de l'analyse, la référence de l'entité analysée est remplacée par le texte de substitution spécifié dans la déclaration de l'entité. Le texte de remplacement est alors à nouveau analysé jusqu'à ce qu'il ne reste aucune référence de caractère ou d'entité.

Pour simplifier l'analyse de document, deux types distincts d'entités sont utilisés dans différentes situations : générale et paramètre. La syntaxe de base pour le référencement des deux types d'entité est presque identique, mais des règles spécifiques s'appliquent par rapport aux emplacements où chaque type peut être utilisé.