A la hora de planificar un proyecto con texto condicional, examine la naturaleza del material y contemple el número de usuarios que se deben turnar para trabajar con el documento en caso de que vaya a entregarlo. Es preciso planificar un tratamiento coherente del texto condicional a fin de facilitar el uso y el mantenimiento del documento. Para ello, tenga en cuenta las pautas siguientes.

Número de versiones

Defina el número de versiones que deba contener el proyecto final. Por ejemplo, si va a crear el manual de un programa que se ejecuta tanto en Windows como en Mac OS, conviene generar al menos dos versiones, una para Windows y otra para Mac OS. Si, para generar estas versiones, piensa añadir comentarios editoriales salteados por el texto durante el proceso de revisión, quizá sea conveniente crear aún más versiones: Mac OS con comentarios, Mac OS sin comentarios, Windows con comentarios y Windows sin comentarios.

En los documentos que contengan numerosas condiciones, defina conjuntos de condiciones para acelerar su aplicación al documento y crear con rapidez las versiones.

Número de etiquetas de condición

Decida cuántas etiquetas de condición son necesarias para crear las versiones pertinentes. Cada versión de un documento está definida por su conjunto exclusivo de etiquetas de condición. Así, por ejemplo, la versión del manual para Windows terminado se define por tener una etiqueta de condición Windows visible, una etiqueta de condición Mac OS oculta y una etiqueta de condición Comentarios oculta. En este ejemplo, puede optar por usar una etiqueta de condición para los comentarios de Windows y otra distinta para los comentarios de Mac OS o bien por usar una sola etiqueta de condición para ambas plataformas.

Organización del contenido

Evalúe hasta qué punto puede ser condicional el texto del documento y cómo se puede organizar el material para simplificar su desarrollo y mantenimiento. Por ejemplo, se puede organizar un libro de manera que el texto condicional se limite a unos pocos documentos. También existe la opción de guardar versiones de capítulos concretos en archivos separados en lugar de usar texto condicional y, luego, emplear archivos distintos para cada una de las versiones del libro.

En ciertos casos, en lugar de condiciones, conviene usar capas independientes que se muestran y ocultan a voluntad, por ejemplo, en proyectos multilingües, cada capa incluiría el texto de los distintos idiomas.

Estrategia de etiquetas

Determine la unidad más pequeña posible de texto condicional. Por ejemplo, si un documento se va a traducir a otro idioma, una oración completa constituye la cantidad mínima de texto condicional. Como el orden de las palabras se suele alterar en la traslación, ésta se complicaría demasiado si el texto condicional sólo se aplicara a fragmentos de oraciones.

Decida si los espacios y la puntuación también son condicionales. Si el texto condicional empieza o termina por un signo de puntuación, inclúyalo en el texto condicional. Así resulta más fácil leer el texto cuando se visualiza más de una versión.

Con el fin de evitar problemas de espacios entre las palabras (por ejemplo, que aparezca un espacio fijo seguido de un espacio condicional), defina unas normas en cuanto a los espacios que siguen al texto condicional (siempre condicional o nunca).

Para evitar confusiones, decida el orden en que deba aparecer el texto condicional y aplíquelo a lo largo de todo el documento.

Índices y referencias cruzadas

Al indexar un documento, preste atención a los marcadores de índice para ver si se colocan dentro del texto condicional o fuera de él. Tenga presente que los marcadores de índice del texto condicional oculto no se incluyen en el índice generado.

Si crea una referencia cruzada a un texto condicional, cerciórese de que el texto de origen tenga la misma condición. Por ejemplo, si añade una referencia cruzada en un párrafo “Windows” y el anclaje del texto aparece en una condición “Mac”, la referencia cruzada no se resuelve cuando la condición “Mac” esté oculta y se muestra el código “TO” junto a ella en el panel Hipervínculos.

Si crea una referencia cruzada a un párrafo que contenga algún texto condicional y, más adelante, cambia la configuración de visibilidad de la condición, actualice la referencia cruzada.

Las condiciones que se creen se guardan en el documento activo. Si no hay ningún documento abierto en el momento en que se crea una condición, ésta aparece en todos los documentos creados en lo sucesivo.

Para que el texto condicional resulte fácil de identificar, especifique indicadores de condición como subrayados ondulados de color rojo.

Es posible aplicar varias condiciones al mismo texto. Por defecto, los indicadores de condición identifican el texto condicional. No obstante, si los indicadores están ocultos, sírvase del panel Texto condicional para averiguar las condiciones aplicadas al texto actual. Las condiciones aplicadas al texto se acompañan de una marca de verificación visible. Si la marca de verificación está atenuada, significa que la condición sólo se ha aplicado a parte de la selección.

Cuando se oculta una condición, también se oculta todo el texto al que esté aplicada dicha condición. Esta operación suele provocar el cambio en la numeración de las páginas de los documentos o los libros. Use Reflujo de texto inteligente para añadir o quitar páginas de forma automática al mismo tiempo que oculta y muestra condiciones.

Por lo general, el texto condicional oculto se pasa por alto en el documento. Así, el texto oculto no se imprime ni se exporta, los marcadores de índice del texto condicional oculto no se incluyen en el índice generado y el texto condicional oculto no se incluye en las búsquedas ni en la revisión ortográfica.

Cuando se oculta una condición, el texto oculto se concentra en el símbolo de condición oculta . Si selecciona un texto que contiene el símbolo de condición oculta y trata de eliminarlo, InDesign le solicita que confirme su deseo de eliminar el texto condicional oculto. No se pueden aplicar más condiciones, otros estilos ni diferente formato al texto condicional oculto.

Si se han aplicado varias condiciones al texto y al menos una de ellas está visible, el texto no se oculta.

Los conjuntos de condiciones capturan la configuración de visibilidad de todas las condiciones, por lo que permiten aplicar de inmediato distintas representaciones de los documentos. Pongamos como ejemplo un complejo documento con condiciones de plataforma para Mac OS, Windows XP, Vista y UNIX, con condiciones de idioma para español, inglés, francés y alemán y, por último, con condiciones editoriales como Revisión editorial y Comentarios internos. A la hora de revisar la versión para Vista en francés, resulta más cómodo crear un conjunto que, de una vez, muestre sólo las condiciones Vista, Francés y Revisión editorial y oculte todas las demás.

Si bien los conjuntos no son imprescindibles para esto, son muy útiles para alterar con rapidez y confianza la configuración de visibilidad de las distintas condiciones.

Use el cuadro de diálogo Buscar/Cambiar para buscar texto que tenga aplicada al menos una condición y reemplazarla por otra condición o varias.